Brief projektu to krótki dokument inicjujący przedsięwzięcie: opisuje problem lub cel, zakres (wraz z tym, czego świadomie NIE robimy), głównych interesariuszy, ograniczenia, kryteria sukcesu oraz ramy budżetu i terminów. Objętość: 1-3 strony. Więcej to już nie brief.
Dla analityka brief jest pierwszym artefaktem w projekcie i pełni rolę kontraktu na poziomie intencji: zanim ruszy szczegółowa analiza, wszyscy decydenci podpisują się pod tym samym rozumieniem celu. To tanie ubezpieczenie - niejasność wykryta na poziomie briefu kosztuje godzinę rozmowy; ta sama niejasność wykryta po trzech miesiącach budowy kosztuje trzy miesiące.
Przykład - brief projektu rejestracji online w MediFlow: Problem: umówienie wizyty wymaga średnio 8 minut rozmowy telefonicznej, szczyt połączeń 8:00-9:30 blokuje rejestrację w 12 przychodniach. Cel: pacjent umawia wizytę samodzielnie w mniej niż 2 minuty; 30% rejestracji przechodzi do kanału online w 6 miesięcy od startu. Poza zakresem: wymiana systemu gabinetowego, płatności online. Ograniczenia: integracja wyłącznie przez API obecnego systemu; zgodność z RODO dla danych o zdrowiu. Sukces mierzony: liczba rejestracji online / wszystkich, spadek połączeń w szczycie. Jedna strona - a ucina dziesiątki przyszłych dyskusji „a ja myślałem, że...".
Z czym mylony? Z business case'em. Brief mówi krótko „co robimy i po co"; business case uzasadnia finansowo, czy warto - z opcjami, kosztami i zwrotem z inwestycji. Brief też nie jest specyfikacją wymagań: celowo zostaje na poziomie celów, nie funkcji.
Pojęcia powiązane: business case, zakres projektu, kryteria sukcesu, karta projektu.