TCO (Total Cost of Ownership, całkowity koszt posiadania) to suma wszystkich kosztów rozwiązania w całym cyklu jego życia: zakup lub budowa, wdrożenie, licencje, infrastruktura, utrzymanie, szkolenia, wsparcie, a na końcu migracja lub wyłączenie. Nie tylko cena z faktury.
Analityk liczy TCO przy każdym business case'ie i porównaniu opcji - zwłaszcza klasycznym „kupić czy zbudować" (buy vs build). Bez TCO porównanie sprowadza się do ceny zakupu, a ta bywa najmniejszą pozycją: w systemach IT koszty utrzymania przez 5 lat regularnie przekraczają koszt wdrożenia.
Przykład z MediFlow: wybór systemu rejestracji online dla 12 przychodni. Opcja SaaS kosztuje 4 800 zł miesięcznie, czyli 288 tys. zł przez 5 lat, plus 30 tys. wdrożenia i integracji z HIS. Budowa własnego modułu: 210 tys. zł developmentu, ale do tego 60 tys. rocznie na utrzymanie, serwery i poprawki - razem 510 tys. w tym samym horyzoncie. SaaS wygrywa, choć na pierwszym slajdzie „własny system" wyglądał taniej, bo pokazano tylko koszt budowy.
Częsta pomyłka: porównywanie samych licencji i pomijanie kosztów ukrytych - migracji danych, przeszkolenia 36 rejestratorek, podwójnej pracy w okresie przejściowym, kosztu wyjścia z umowy (vendor lock-in). Druga: liczenie TCO bez ustalonego horyzontu czasowego. „Tańsze" zależy od tego, czy patrzysz na 2 lata, czy na 7 - zawsze podawaj, dla jakiego okresu liczysz.